巧妙使用Grammarly工具 – 个人与企业

《妙传媒营销学堂》

*本文为妙传媒团队原创,请勿未经授权转载。

海外就职或上学,英文写作都是一个大坎儿。作为海外华人,我们如何借助数字工具来提高英文写作?

对于学生来说,英文写作往往就是雅思托福最难迈过的那道坎儿;而对于职场人士来讲,英文写作最能体现你是否Job Ready, 是否有基本的职业素养,能在海外闯出自己的前途。

邮件沟通在欧美加澳的商务中有着非常高的地位,平均一个西人办公人士会每天收到100多封的邮件,许多重大的活动,文件等都是靠邮件来传递的,可见他们对邮件的运用普遍程度。

对于在海外工作做生意的华人华商来说,与西人客户沟通,或多或少都会有种“心有力而力不足”的情况,比较常见的,像邮件里面没有用对习惯用语,让收件人在情感上难以共鸣,或是选词不当而使得表达模糊不清,以至于疏远了与客户间的距离。

无论是在回客人邮件,或者用邮件推广产品时,一段有语法错误的文字描述,会影响文章的阅读体验,降低自己的品牌信任度。特别对于英语非第一语言,又要在海外市场打拼的我们来讲,要保证百分百的正确是很难的,但是有个小工具,可以提高你的正确率 – Grammarly。

对于经常性英语写作的人来说,Grammarly或许并不陌生,特别是学生,会将其视为写论文的好帮手。我们本期妙传媒营销课堂将从用户的角度来分析如何巧妙运用Grammarly,以及它如何能深度帮助到学术性的英文书写,以及职场的商务写作。

什么是Grammarly?

Grammarly是一个英语写作工具,与Word自带的检测工具不同,它提供更高阶的语法检测,可以自动检查文章中的各种英语错误,包括:

  • 语法错误
    诸如时态错误,不规则动词错误,主语,谓语的应用。
  • 拼写错误
    无论是否英语为第一语言,或者英语写作水平高低,都会有拼写错误的存在,而Grammarly具有比Word内置更全面强大的拼写检测功能,能够更仔细深入检查文本的拼写。
  • 英文写作风格检查
    例如被动时态的使用,根据不同写作要求来调整自己的写作风格。
  • 其他常见的语法错误
    例如错位的单词或不正确的标点符号

Grammarly还有一个很强的功能就是Plagiarism Check,能够分辨出你的文章里是否有抄袭的成分,这个不仅对海外的在校学生检查自己的作业有用,还能够帮到做SEO的网络营销人员来检查搜索引擎优化文章的雷同程度。这个Plagiarism Check的详细介绍可以在下方图片的链接中查看。

Grammarly的使用

Grammarly 非常容易使用,只需要注册一个账号。一般在电脑上操作,直接搜索“Grammarly”的网站,点击“get started”,就会下载一个插件,安装到我们的浏览器中,再注册一个账号即可,账号可以用Facebook, Gmail, email, Apple ID来注册。

我们可以直接在Grammarly上面撰写文章,它的界面设计非常简洁,而且文档会自动保存在网站内,方便随时编辑和查看。同时我们也以把本地文档导入Grammarly进行语法检查,避免复制粘贴,Grammarly 目前支持 Word(.doc/.docx)和纯文本(.txt .rtf)的常用格式的文档。

对于习惯用Word来写作的人,可以在Grammarly 官网中下载和安装专门针对Word的插件。

对于查出来的拼写和语法错误,Grammarly会用红色,黄色下划线标出来,将鼠标悬停在指定的单词或短语上,可以看到该处错误的详细说明,或直接修改。也可以一键全部修改,不过还是建议将它的调整建议都浏览下再考虑,修改完后,可以再下载下来。

另外,Grammarly还有一个很巧妙的个性化自定义功能,也是很值得注意的地方,就是我们可以将经常使用的新单词添加到字典中,比如品牌名称,缩写词等,这样下次它就不会提示为错误,这在我们撰写相关文章时非常有用。

Grammarly是否需要付费?

Grammarly是可以免费使用的,但是最给力的英文写作功能自然不在免费版本里。作为商业软件,Grammarly的盈利是靠付费使用,那么免费和付费的区别在哪里?针对自己的情况,是否应该升级为付费呢?我们先来看一下。

Grammarly目前有三种方式,一种是常规的免费版,功能比较基本;一种是“Premium“,比较适合学生,尤其是有志提高自己Assignment Essay英文书写的海外大学生;再一种是”Business“,这个适合职业人士,尤其是需要服务海外本地市场的商家,职能包括营销,客服,销售等等。

Grammarly价格

Premium付费较免费而言,加强了更高阶语法,标点,文本,句子结构的检测,用词方面也加强了建议。增加文章风格选词的检查,这样可以使文章更符合自己想要的写作风格。还有一点是增加抄袭检测,可以检测英语论文或者文稿等进行原创度检测,这点对于原创者比如学生来说,是非常有用的。另外,免费会员只纠正150个关键语法和拼写错误。然而高级会员中,可以得到250个更高级的语法和拼写检查。

Business是Grammarly最新推出的版本,不仅包含Premium所有功能,且更加强大,价格更优惠,因此也是企业商家的首推。比起Free和Premium只能供给一个用户使用,它可以供3个用户使用,而且更加侧重商业文件书信,风格语气方面,比方说,在对客户交流中用语“We should be able to solve this issue for you.“这句子在语法上没有错误,但是考虑到语气,Grammarly会推荐使用”We can“来表现商家的自信,其余还有礼貌用语等建议。

Grammarly的定价有时会小幅度调整,最新定价请前往Grammarly的官网查看

Grammarly Business的用途

为了更直观地了解Business功能,我们来举个例子。

在Business版中,我们可以看到它给出了关于用词准确性,语法,语气相关共5个的修改建议。

它建议把would like to换成want以改变语气,使语气显得更自信,the installation 换成installing使得用词更简短,以及of comparing 换成compared, ask 后面需要加介词for,另外还有检测出词语重复使用,比如other在原文中已经出现两次,建议第二个换成different。而在免费版中,我们只能看到一个而已。

文章修改

看了以上的比较,你是否会觉得Business给的建议更好?

相比来看,business可以提供更多且更符合英文用法习惯的建议,比如用词多元化,简洁,语法也更加仔细。在经常需要用英文进行邮件沟通,网站或者产品上增添英文描述,需要进行中英文件翻译等,Grammarly Business是个不可多得的工作好伴侣,它可以给文本修改润色,减少文本中的错误,使你的文字更加出色流畅,拉近与用户的距离,而且相比较人工检查,成本更低,且更节省时间。

品牌风格 (Style Guide) 的规范运用

Grammarly的Business版本还有个独有的功能,可以根据自己的品牌风格来制定自己或团队的书写规则,不仅在保持”品牌连贯性(Brand Consistency)”上很有帮助,在将来的文字编辑上也可以让团队的每个成员都节省一些时间。

当我们已经有一个Businsess账户后,可以在Admin面板里面看到Style Guide,点击“+New Rule”,就可以新增规则。那么有哪些规则我们可以设置呢?

首先,最常见的是“品牌名称”,有些品牌名称不一定是正确的英文单词,它们可能是一个合成词,比如“MeowMedia”,当在Grammarly检查时,这个名称很大几率会被标红,当做是问题词,倘若出现次数很多的情况下,会看到很多这种提醒,比较占用我们的时间去区分它与其他的问题词。因此,我们可以在Style Guide中设置我们的品牌名称,以防止后面再提醒,怎么做呢?

在“+New Rule”界面里的“Original text”和“Change to”中都输入我们自己的品牌名称,可以在“Description”中填写“This is the preferred spelling of our company name”。 同样,当我们需要改变时,也可以重复上面的操作将某些词语换掉。也可以把多个词输入到“Original text”再统一改。

英文写作提高

其次,我们可以规定哪些词总是大写或者小写,比如“Artificial Intelligence”,我们可以将其用上面同样的修改方式“Change to” “artificial intelligence”。

其余规则比如偏好的文字术语,像把“employee”统一换成自己喜好的用语“team member”,也会为以后省下不少时间。记得单复数词都需要定义喔!

最后要提的还有缩写这件事,商务写作中我们常常会使用缩写,比如将Google Analytics缩写GA, 将Facebook缩写成FB等等,这样可以节省我们的打字时间,但阅览者并不一定知道它们的含义,所以,我们也可以通过Grammarly来“解除缩写”,比如每当我们输入“GA”时,让Grammarly建议换成“Google Analytics”这样的规则。

Grammarly的Business工具的全部解析还可以在这里查看

妙传媒友情提示:在设置好Grammarly的”Style Guide”功能后,我们可以在“Custom Visibility Settings”里选择是否需要所有网站都开启Style Guide的规则建议,还是只限于某些网站才开启。如果只是部分网站需要用到的话,可以将它们的URL链接放到“Only on the following websites”下的选择框中。

结语:

以上是我们本篇Grammarly的使用分享,希望读者们在阅读之后能对Grammarly有更深入的了解,也对英语文本的书写可以有更多的认识与领悟,能够在将来的道路上借力数字工具来帮到自己。想更多了解其他软件工具来帮助您的事业或学业的朋友,还可以继续关注我们妙传媒营销学堂的其他“数字工具”类别文章,或在妙传媒的微信公众号上(ID: meowmedia)订阅更多知识分享。

如果您在英文的专业商务书写上需要帮助,请随时与我们妙传媒团队取得联系。我们的英文写作强项包括:社交媒体内容策划与创作,电子群邮(eDM)的书写与设计,网站内容创作等。我们期待能在将来与您有机会合作。感谢您阅读本期妙传媒营销学堂。

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